软件发布| 专题库| 优优资讯| 苹果专区| 安卓专区| 软件下载| 首页
优优资讯 电脑教程 安卓教程 安卓攻略 苹果教程 苹果攻略 新闻资讯

如何用好Word来提高办公效率

时间:2015-09-28 来源:本站整理 我要评论

  Word算是我们日常办公中使用频率比较高的一款软件,使用好Word,无疑对我们的办公效率的提升有很大的帮助。

  1、Word 的模板

  1.1、模板

  Word模板是一种文档类型,随着打开的过程会自动创建副本。例如,商务计划是在Word 中编写的一种常用文档。您只需打开一个模板,然后填充特定于您的文档的文本和信息即可。在把文档保存为文件时,文档与文档之间会以模板分开保存。可以在Microsoft Office Online 上找到大多数种类的文档的Word 模板。如果您已连接到Internet,请单击“Office按钮”,单击“新建”,弹出如图1所示的“新建文档”对话框,然后单击所需的模板类别,即可进行对应的模板下载。

 “新建文档”对话框

  图1 “新建文档”对话框

  1.2、页眉 与页脚、页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距(页边距:页面上打印区域之外的空白空间。)中的区域。可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如,可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。

  Word 2007中可以通过如图2所示的“插入”选项卡的“页眉和页脚”选项组来对页眉、页脚和页码的格式进行设置。单击选项组中的“眉”选项,可以按系统内置的页眉格式快速地对页眉进行设置;单击选项组中的“页脚”选项,可以按系统内置的页脚格式快速地对页眉进行设置。单击选项组中的“页码”选项,则弹出如图3所示的“页码”设置的下拉菜单,从子项中可以将页码置于页面顶端、底端或插在当前光标处;当我们点击“设置页码格式(F)…”时,会弹出如图4所示的“页面格式”对话框,可以对“编号格式”和“页码编号”的位置进行设置。

“页眉和页脚”选项组

  图2 “页眉和页脚”选项组

“页码”设置

  图3 “页码”设置
 “页码格式”对话框

  图4 “页码格式”对话框

  当在插入页眉、页脚或页码时,Word 2007的选项卡中就会多出了一个如图5所示的“页眉与页脚工具设计”选项卡,待页眉、页脚或页码按要求设置以后,再单击此选项卡的“关闭”选项组的“关闭页眉和页脚”选项即完成了页眉和页脚设置。

“页眉与页脚工具设计”选项卡

  图5 “页眉与页脚工具设计”选项卡

  1.3、打印预览

  “打印预览”主要是提供一个“所见即所得”的文档打印效果,供用户判断文档的格式设置的是否符合要求,并可以作出相应的调整,并且不需要打印到纸介质上,从而节省了纸张和时间。

  单击“快速访问工具栏”中的打印预览按钮或“Office 按钮”下“打印(P)”-“打印预览(V)”命令,即可打开如图6所示“打印预览”窗口,通过此窗口可以对“打印”、“单页显示”、“多页显示”、“显示比例”等进行设置。

“打印预览”窗口

  图6 “打印预览”窗口

  利用“打印预览”选项卡可以对文档将要打印到纸介质上效果进行合理的设置,当确定页面布局、纸张方向、页边距等设置完全正确后,单击“打印预览”选项卡中的“预览”选项组中的“关闭打印预览”选项按钮即可返回编辑状态。

  1.4、打印设置

  打印是文稿编辑好以后,经打印预览确定可以直接通过打印机打印到纸介质上,在Word 2007中可以单击“快速访问工具栏”中的打印按钮或“Office 按钮”下“打印(P)”-“打印(P)”命令就会打开如图7所示的“打印”对话框中。

图7 “打印”对话框

  图7 “打印”对话框

  “打印”对话框中的按钮和其他选项的功能:

  “名称”在此列表中,单击已安装并且要使用的打印机。

  “状态”对于所选打印机,指示该打印机的状态,例如空闲、忙碌或您的打印作业之前的文件数量。

  “类型”对于所选打印机,指示所选打印机的类型,例如激光。

  “位置”对于所选打印机,指示该打印机的位置或者该打印机连接到哪个端口。

  “备注”对于所选打印机,指示您可能需要知道的有关此打印机的任何其他信息。

  “属性”单击此按钮可更改正在使用的打印机的属性,例如纸型。

  “查找打印机”单击此按钮可查找能够访问的打印机。

  “打印到文件”选中此复选框可从文档创建文件而不是直接将文档发送到打印机。此文件使用打印格式(如字体选择和颜色

  规范)保存在可打印到其他打印机的.prn 文件中。

  “份数”在此列表中,单击要打印的份数。

  “逐份打印”如果希望打印作业按照您在文档中创建的顺序进行打印,则选中此复选框。如果要打印多份,则此复选框可用。

  “每页的版数”在此列表中,单击将出现在一个打印页上的页数。

  “按纸张大小缩放”在此列表中,单击打印文档所需的纸张大小。

  “全部”单击此选项可打印文件中的所有页面。

  “当前页”单击此选项可以只打印光标当前所在的页。

  “页码范围”单击此选项并在框中添加页码或页面范围。

  “打印内容”在此列表中,单击要打印的元素。

  “打印”在此列表中,单击是要打印所有页面、奇数页还是偶数页。

  “选项”单击此按钮可转到“Word 选项”对话框的“显示”类别中的更多打印选项。

  “确定”单击此按钮可将文档发送到打印机。

  “取消”单击此按钮可返回文档而不打印它。

  3.3.1、表格边框的设置

  选中要设置框线的表格后右击,从弹出的菜单中选择“边框与底纹(B)…”菜单命令,则弹出如图16所示的边框与底纹对话框,再从“边框”选项卡中按①、②、③、④的顺序依次进行边框的样式、颜色、线宽和类型的设置,其中第④步的操作还可以分别直接单击“预览”部分的各种框线的按钮可以自定义各种类型框线的样式;

  另外也可以通过表格的“设计”选项卡进行设置,将设置的表格的单元格选中,通过如图17所示的表格的“设计”选项卡的“绘图边框”选项组的“表样式”选项组中的“笔样式”按钮设置框线类型、“笔画粗细”按钮设置线宽、“笔颜色”按钮设置框线颜色、“边框”按钮来设置边框的类型。

  3.3.2、表格底纹的设置

  选中要设置框线的表格后右击,从弹出的菜单中选择“边框与底纹(B)…”菜单命令,则弹出如图18所示的边框与底纹对话框,再从“底纹”选项卡中通过“填充”的颜色下拉钮设置填充颜色,通过“图案”的“样式”下拉钮设置填充样式即可实现底纹的设置。

  4、结束语

  Word的文档编辑功能十分强大,建议广大工作人员在实际工作中大胆使用Word工作薄,它能有效提高效率。

  友情提示:以上内容仅为本资源的内容摘要,如需全部内容请自行下载附件资源。
 

用户评论

(已有0条评论)
表情
注:您的评论需要经过审核才能显示哦,请文明发言!
还没有评论,快来抢沙发吧!
快速检索
0-9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z